Häufige Fragen

Eine elektronische Signatur hat keine allgemeine gesetzliche Ablaufzeit. Wie lange eine unterzeichnete Erklärung rechtlich wirkt und wie lange das Dokument aufzubewahren ist, hängt von Inhalt, Rechtsgrundlage und Zweck des jeweiligen Dokuments ab.

wellplayd ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation und Aufbewahrung. Der Kunde legt die für seine Dokumente geltenden Aufbewahrungs- und Löschfristen fest.

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist insbesondere relevant, wenn das Gesetz Schriftform verlangt und diese nach § 126a BGB durch elektronische Form ersetzt werden darf. Ein Beispiel ist die Befristungsabrede eines Arbeitsvertrages nach § 14 Abs. 4 TzBfG.

Es gibt jedoch auch Schriftformerfordernisse, bei denen die elektronische Form ausdrücklich ausgeschlossen ist. Dazu zählen etwa die Kündigung oder der Aufhebungsvertrag eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB) sowie die Bürgschaftserklärung (§ 766 BGB). In diesen Fällen genügt auch eine QES nicht.

Bei notarieller Beurkundung, öffentlicher Beglaubigung oder anderen besonderen Formerfordernissen gelten zusätzliche Anforderungen.

Viele Erklärungen und Dokumente unterliegen keiner besonderen gesetzlichen Form und können elektronisch unterzeichnet werden. Dazu zählen regelmäßig interne Richtlinien, Ehren- und Verhaltenskodizes, Kenntnisnahmen, Freigaben und andere formfreie Erklärungen.

Ist lediglich Textform erforderlich, genügt regelmäßig ebenfalls eine elektronische Erklärung, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Textform eingehalten werden.

Besteht eine gesetzliche Schriftform und darf diese elektronisch ersetzt werden, ist grundsätzlich eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich.

In einzelnen Fällen schließt das Gesetz die elektronische Form ausdrücklich aus. Dies gilt beispielsweise für Kündigungen und Aufhebungsverträge von Arbeitsverhältnissen sowie für Bürgschaftserklärungen.

Auch notarielle Beurkundungen, öffentliche Beglaubigungen und vergleichbare besondere Formvorschriften können nicht durch die Standard-Signaturfunktion von wellplayd ersetzt werden.

Da die erforderliche Form vom konkreten Dokument und Anwendungsfall abhängt, ersetzt wellplayd keine rechtliche Prüfung des jeweiligen Dokuments.

Es gibt keine starre gesetzliche Frist. Die Dauer richtet sich nach dem Verarbeitungszweck. Orientierung geben gesetzliche Aufbewahrungsfristen:

•       Buchführungsunterlagen, Verträge: 6 Jahre (§ 257 HGB)

•       Steuerlich relevante Dokumente: 10 Jahre (§ 147 AO)

•       HinSchG-Meldungen: 3 Jahre nach Verfahrensabschluss

•       Führungszeugnis-Einsichtnahme: 3 Monate nach Tätigkeitsende

wellplayd unterstützt die Konfiguration datenkategoriespezifischer Löschfristen.

Grundsätzlich dürfen nur Daten erhoben werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind (Datensparsamkeit, Art. 5 DSGVO). Eine Einwilligung oder ein Vertrag bildet in der Regel die Rechtsgrundlage. Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten unterliegen Art. 10 DSGVO. Ihre Verarbeitung erfordert neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO die weiteren Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO und eine einschlägige gesetzliche Grundlage. Ob und in welchem Umfang eine Organisation entsprechende Informationen verarbeiten darf, ist vom konkreten Anwendungsfall abhängig.

wellplayd ermöglicht die Einholung dieser Einwilligungen digital ein und dokumentiert sie mit Zeitstempel.

Ja. wellplayd verarbeitet Daten als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO und schließt mit jedem Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ab. Dieser Vertrag wird im Rahmen der Registrierung anerkannt. Alle Daten werden ausschließlich auf Servern innerhalb der EU gespeichert.

Die Plattform ist nach dem Prinzip "Privacy by Design" (Art. 25 DSGVO) gestaltet. Datenschutz ist systemseitig eingebaut, nicht nachgelagert.

Ja, der schriftliche Ehren- oder Verhaltenskodex ist eine explizite Anforderung des DOSB-Stufenmodells und gehört zu den Mindeststandards, die alle DOSB-Mitgliedsorganisationen erfüllen müssen. Trainer, Ehrenamtliche und weitere Funktionsträger*innen müssen den Kodex nachweislich unterzeichnen.

wellplayd ermöglicht die digitale Einholung und Archivierung von Kodex-Unterschriften auf Niveau einer fortgeschrittenen elektronischen Signatur (FES) nach eIDAS.

Je nach Sportart und Verband können folgende Nachweise erforderlich sein:

• Erweitertes Führungszeugnis (Pflicht nach § 72a SGB VIII)

• Gültige Trainerlizenz / Übungsleiterkarte (DOSB-Lizenzsystem, Erneuerung je nach Verband alle 4 Jahre)

• Erste-Hilfe-Kurs (Empfehlung: alle 2 Jahre erneuern, DRK/DLRG-Standard)

• Präventionsschulung (spezifische Inhalte und Frequenzen je nach Verband)

wellplayd verwaltet alle diese Nachweise in einer zentralen Übersicht mit automatischen Ablauferinnerungen.

Das Stufenmodell regelt Prävention und Mindeststandards, es schafft die Strukturen, bevor etwas passiert. Der Safe Sport Code ergänzt das Stufenmodell um ein Interventionsverfahren: Er regelt, was zu tun ist, wenn ein Vorfall gemeldet wird (Untersuchungsteam, Disziplinarorgan, Rechtsmittelverfahren) und plant die strukturelle Verankerung von Schutzprozessen im gesamten Sportsystem bis 2028.

wellplayd entwickelt alle Funktionen im Einklang mit den Entwicklungen des Safe Sport Codes.

Das dsj bzw. DOSB-Stufenmodell legt Mindeststandards für Prävention und Schutz vor Missbrauch im Sport fest. Es wurde 2020 von der dsj initiiert und von der DOSB-Mitgliederversammlung beschlossen. Es verpflichtet alle DOSB-Mitgliedsorganisationen – Bundes- und Landesverbände sowie deren Mitgliedsorganisationen – zur Umsetzung der Standards bis Ende 2024.

Die Stufen umfassen u.a das Führungszeugnis-Management, die Einführung eines Verhaltenskodex, die Einrichtung einer Beschwerdestelle und die Benennung von Präventionsbeauftragten. wellplayd bildet die nötigen Prozesse zur Umsetzung des Stufenmodells.

Seit dem 1. Oktober 2026 stellt das Bundesamt für Justiz Führungszeugnisse auf Wunsch auch als amtliches digitales PDF über das BundID-Konto bereit. Dies gilt grundsätzlich auch für erweiterte Führungszeugnisse, soweit sie nicht unmittelbar an eine Behörde zu übersenden sind.

Das digitale Führungszeugnis hat dieselbe Rechtsgültigkeit und Beweiskraft wie die Papierfassung. Seine Echtheit und Unverändertheit kann anhand des qualifizierten elektronischen Siegels beziehungsweise des amtlichen QR-/VDS-Prüfverfahrens überprüft werden.

wellplayd kann beim Upload des originalen digitalen PDFs das qualifizierte elektronische Siegel technisch überprüfen und Veränderungen des Dokuments erkennen.

Ob ein erweitertes Führungszeugnis verlangt werden muss oder darf, hängt vom jeweiligen Tätigkeitsbereich und der hierfür bestehenden gesetzlichen beziehungsweise vertraglichen Grundlage ab.

§ 72a SGB VIII enthält insbesondere Vorgaben für die Kinder- und Jugendhilfe und hierauf beruhende Vereinbarungen mit freien Trägern und Vereinen. Bei neben- und ehrenamtlichen Tätigkeiten sind unter anderem Art, Intensität und Dauer des Kontakts mit Kindern und Jugendlichen maßgeblich.

Ein erweitertes Führungszeugnis kann darüber hinaus unter den Voraussetzungen des § 30a BZRG verlangt werden. Die Entscheidung hierüber trifft die jeweilige Organisation, nicht wellplayd.

Es gibt keine allgemein geltende gesetzliche Gültigkeitsdauer und kein für sämtliche Vereine gesetzlich vorgeschriebenes Fünfjahresintervall.

Die Stelle, der ein Führungszeugnis vorzulegen ist, entscheidet, welche Aktualität sie verlangt. Bei der erstmaligen Vorlage wird häufig ein höchstens drei Monate altes Führungszeugnis verlangt. Für erneute Einsichtnahmen können sich Fristen insbesondere aus Vereinbarungen, Verbandsvorgaben oder Schutzkonzepten ergeben.

Nein. Das Führungszeugnis darf nur eingesehen, nicht kopiert oder dauerhaft gespeichert werden. Der Verein darf lediglich dokumentieren, dass eine Einsichtnahme stattgefunden hat, zum Beispiel Datum, Ergebnis und ausstellendes Amt.

Das Führungszeugnis darf nur eingesehen werden, bzw. muss – wenn es gespeichert wird – sicher aufbewahrt werden und nur so lange, wie zwingend notwendig. Das gilt gleichermaßen für digital als auch analog. Deswegen simulieren wir die Einsichtnahme und speichern das Foto sicher verschlüsselt (auf dem Server nicht auslesbar, nur auf den lokalen Geräten des Senders und Empfängers). Nach Einsicht löscht sich die Datei und nur die Aufzeichnung über die Einsicht bleibt erhalten. Ab 2026 wird das Führungszeugnis auch als PDF ausgestellt. Damit wird endgültig die Diskussion dazu genommen, ob das digitale Dokument ebenso gilt, wie das analoge. Unser Prozess ist von vier verschiedenen Anwälten geprüft und für rechtskonform befunden. Wir machen damit einen großen Schritt in der Datensicherheit nach vorne im Vergleich zu Lagerung in Akten, Einwerfen in Briefkästen, Versenden per Mail.

Informationen über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten unterliegen Art. 10 DSGVO. Ihre Verarbeitung erfordert neben einer Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO die weiteren Voraussetzungen des Art. 10 DSGVO und eine einschlägige gesetzliche Grundlage. Ob und in welchem Umfang eine Organisation entsprechende Informationen verarbeiten darf, ist vom konkreten Anwendungsfall abhängig

Beim amtlichen digitalen Führungszeugnis prüft wellplayd das im PDF enthaltene qualifizierte elektronische Siegel. Geprüft werden insbesondere die kryptografische Integrität des Dokuments, die Zertifikatskette, der Status des Zertifikats sowie dessen Qualifizierung.

Die technische Prüfung bestätigt Herkunft und Unverändertheit des amtlichen digitalen Dokuments. Sie ersetzt nicht die inhaltliche Prüfung durch die zuständige Person des Vereins beziehungsweise Verbandes und entscheidet insbesondere nicht darüber, ob eine Person für eine bestimmte Tätigkeit eingesetzt werden darf.

Bei diesem Verfahren führt wellplayd keine technische Echtheitsprüfung des Papieroriginals durch.

Die zuständige Stelle entscheidet nach den für sie geltenden gesetzlichen, vertraglichen und organisatorischen Anforderungen, ob die digitale Sichtprüfung ausreicht oder ob zusätzlich die Vorlage des Papieroriginals beziehungsweise ein anderes Prüfverfahren erforderlich ist.

Für eine technisch verifizierbare Echtheitsprüfung empfiehlt sich das amtliche digitale Führungszeugnis.

Das hochgeladene Führungszeugnis wird nach Abschluss des vorgesehenen Einsichtnahmeprozesses gelöscht. Gespeichert werden nur die Informationen, die für die jeweilige gesetzlich zulässige Dokumentation und Nachweisführung erforderlich sind.

Welche Angaben gespeichert und wann sie gelöscht werden müssen, hängt von der Rechtsgrundlage des jeweiligen Kunden ab. Im Anwendungsbereich des § 72a Abs. 5 SGB VIII gelten besonders enge Vorgaben.

Nach § 16 Abs. 1 HinSchG sollte eine interne Meldestelle auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten. Das Gesetz verpflichtet Beschäftigungsgeber jedoch nicht dazu, den Meldekanal so zu gestalten, dass eine anonyme Meldung technisch ermöglicht wird.

wellplayd bietet einen anonym nutzbaren Meldeweg freiwillig als zusätzliche Funktion an.

Nach § 11 Abs. 5 HinSchG sind Meldungen und deren Dokumentation 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens aufzubewahren. Danach besteht eine Löschpflicht. wellplayd unterstützt automatisierte Löschfristen auf Basis des Verfahrensabschlussdatums.

Das HinSchG gilt für alle Organisationen mit mindestens 50 Beschäftigten. Kleinere Vereine sind formal ausgenommen, können aber freiwillig eine Meldestelle einrichten, um Schutzstandards zu erfüllen und Vertrauen zu stärken. Größere Verbände und Sportorganisationen, zum Beispiel Landesverbände oder Bundesligavereine, sind häufig bereits in der Pflicht.

Die Meldestelle muss Hinweise vertraulich entgegennehmen, den Eingang innerhalb von 7 Tagen bestätigen und nach spätestens 3 Monaten eine Rückmeldung über ergriffene Maßnahmen geben.

wellplayd bildet diesen gesamten Prozess digital ab, inklusive Fristenüberwachung, anonymer Eingabe und strukturiertem Fallmanagement.

Nein. Nutzer sehen ausschließlich die Hinweise und Fallakten der Meldestelle, der sie zugeordnet sind.

Nein. Meldestellen sind vollständig voneinander getrennt. Jede Meldestelle kann nur ihre eigenen Fälle einsehen und bearbeiten.

Nein. Sind zusätzlich Abteilungen eingerichtet, ist auch nicht ersichtlich, welche Personen einer anderen Meldestelle zugeordnet sind.